Dépenses de création et d'acquisition de sites internet
Création de sites internet : comptabilité et régime fiscal
À l'approche de l'arrêté des comptes, nous rappelons que les coûts de création de sites « actifs » correspondant à la phase de développement et de production peuvent être portés à l'actif, sachant que, fiscalement, ils peuvent être déduits immédiatement.
La doctrine applicable
Les dispositions de l'avis 2003-11 du Conseil national de la comptabilité relatif au traitement comptable des coûts de création de sites internet, qui annule et remplace l'avis 2003-05 du 1er avril 2003, viennent d'être approuvées par le Comité de la réglementation comptable (sur le contenu de l'avis 2003-05, voir RF Comptable 295, mai 2003 et sur l'objet du nouvel avis 2003-11, voir RF Comptable 300, novembre 2003).
Bien que ces nouvelles règles ne soient d'application obligatoire que pour les exercices ouverts en 2004, les entreprises qui, en 2003, ont engagé ce type de dépenses auront intérêt à se référer au traitement comptable retenu par cet avis dont l'application anticipée est autorisée. En effet, pour l'essentiel, il est en phase avec le régime fiscal applicable, à la clôture de l'exercice, à ce type de coûts (BO 4 C-4-03 ; voir RF Comptable 296, juin 2003).
Création de sites publicitaires
Les sites internet dits « passifs »
Les sites « passifs » sont ceux destinés à donner des informations sur l'entreprise (sites de présentation) et ne participant pas aux systèmes d'information ou commerciaux de l'entreprise (comptabilité, ventes...), c'est-à-dire dont on ne peut démontrer qu'ils généreront des avantages économiques futurs distincts de ceux générés par d'autres actifs.
Charges déductibles de l'exercice de leur engagement
Les dépenses de création de ces sites doivent être comptabilisées en charges et sont immédiatement déductibles au plan fiscal.
Création de sites publicitaires d'e-commerce et assimilés
Les sites internet dits « actifs »
Les sites internet « actifs » sont ceux qui permettent d'enregistrer des commandes clients et/ou qui participent aux systèmes d'information ou commerciaux de l'entreprise (comptabilité, ventes). Ils sont actifs si on peut démontrer qu'ils généreront des avantages économiques futurs.
Seul ce type de site peut donner lieu à la création d'une immobilisation incorporelle inscrite à l'actif du bilan de l'entreprise.
Encore faut-il distinguer, dans l'ensemble des coûts liés à la création d'un site « actif », ceux qui répondent à la définition des actifs de ceux qui doivent nécessairement faire l'objet d'un traitement en charges.
À cet égard, il convient d'analyser les trois phases dans le processus de conception et de développement des sites internet : recherche, développement et exploitation. À chacune de ces phases sont associées des typologies de dépenses dont nous présentons ci-après le traitement comptable et fiscal.
Phase de recherche préalable
Les différents coûts de cette phase
Il s'agit, de façon non exhaustive, des dépenses liées aux opérations suivantes :
études de faisabilité ;
détermination des objectifs et des fonctionnalités du site ;
exploration des moyens permettant de réaliser les fonctionnalités souhaitées ;
identification du matériel approprié et des applications ;
sélection des fournisseurs de biens et de services ;
traitement des questions juridiques préalables comme la confidentialité, les droits d'auteur, les marques de fabrique et le respect de la législation ;
identification des ressources internes pour des travaux sur le dessin et le développement du site.
Charges déductibles
Ces coûts de la phase de recherche préalable ne peuvent pas être comptabilisés à l'actif et doivent être inscrits au compte de résultat lors de leur engagement. Ces charges sont déductibles sur le plan fiscal.
Impossibilité d'activation ultérieure
Les frais de recherche comptabilisés initialement en charges, relatifs à un projet qui aboutit à la création de sites, ne peuvent pas ultérieurement être réintégrés au coût de développement (du site) inscrit à l'actif.
Phase de développement et de production : dépenses générales
Les différents coûts de cette phase
Les dépenses engagées pour le développement du site et sa mise en production sont notamment les suivantes :
obtention et immatriculation d'un nom de domaine ;
acquisition ou développement du matériel et du logiciel d'exploitation qui se rapportent à la mise en fonctionnalité du site (par exemple, les systèmes de gestion du contenu pouvant être mis à jour et les systèmes de commerce électronique, dont le logiciel de cryptage, ainsi que les interfaces avec d'autres systèmes informatiques que l'entreprise utilise) ;
développement, acquisition ou fabrication sur commande d'un code pour les applications (par exemple, logiciel de catalogage, moteurs de recherche...), de logiciels de bases de données, et de logiciels intégrant les applications distribuées (par exemple, base de données et systèmes comptables d'entreprise) dans les programmes ;
réalisation de la documentation technique (qui ne constitue pas un guide d'utilisation).
Conditions autorisant l'activation de certains coûts :
Les conditions suivantes doivent être remplies simultanément pour pouvoir activer les coûts de développement et de production :
a) le site internet a de sérieuses chances de réussite technique ;
b) l'entreprise a l'intention d'achever le site internet et de l'utiliser ou de le vendre ;
c) l'entreprise a la capacité d'utiliser ou de vendre le site internet ;
d) le site internet générera des avantages économiques futurs ;
e) l'entreprise dispose des ressources (techniques, financières et autres) appropriées pour achever le développement et utiliser ou vendre le site internet ;
f) l'entreprise a la capacité d'évaluer de façon fiable les dépenses attribuables au site internet au cours de son développement.
Comptabilisation : possibilité d'activer les coûts de création de site
-> Si toutes les conditions permettant d'inscrire le projet en immobilisation incorporelle et listées ci-dessous dans l'encadré sont réunies, la méthode préférentielle est de comptabiliser les coûts de création de cette phase à l'actif en coût de production du site.
Toutefois, l'option de traiter ces dépenses en charges reste ouverte aux entreprises.
Exemple :
Bien entendu, certaines dépenses ont la nature d'immobilisations et sont enregistrées à l'actif en tant que telles (acquisition de matériel, acquisition de logiciels destinés à servir durablement à l'entreprise, création de logiciels sous certaines conditions,...).
-> Si l'entreprise ne remplit pas les conditions d'activation (voir encadré ci-dessous), elle ne peut pas inscrire les coûts de création de site en immobilisation incorporelle.
Régime fiscal
-> Obtention et immatriculation d'un nom de domaine. Sur le plan fiscal, le nom de domaine est un actif incorporel, en principe non amortissable sauf si son usage est limité dans le temps (promotion de spectacles ou de films). Il est inscrit à l'actif pour son coût de production égal à la somme :
des frais engagés pour sa création, à savoir honoraires, frais internes ou externes de conception du nom,
frais de recherche d'antériorité,
et frais d'enregistrement auprès de l'organisme gérant l'attribution des noms de domaine.
-> Autres coûts de la phase de développement. Même s'ils sont portés à l'actif, l'entreprise peut faire le choix de la déduction immédiate sur le plan fiscal (CGI art. 236-I). Ce choix, à effectuer globalement pour chacun des sites créés, est une décision de gestion opposable à l'entreprise.
Pour opérer la déduction, l'entreprise doit constater, à la clôture de l'exercice d'inscription du site à l'actif, un amortissement dérogatoire égal à la différence entre la valeur totale du site figurant à l'actif et le montant de dotation correspondant à l'amortissement comptable.
Phase de développement : conception des graphiques
Les coûts de conception graphique
Les « graphiques » comprennent le dessin global de la page du site (bordures, fonds et couleurs des textes, polices, cadres, boutons, etc.) qui affecte l'image et la sensation de la page et demeurent en principe cohérents, indépendamment des modifications apportées au contenu.
Les coûts de conception graphique comprennent notamment les frais de développement de la conception graphique et de la présentation des pages individuelles sur le site, dont la création de graphiques.
Comptabilisation et régime fiscal
Les graphiques constituant un élément du logiciel, les coûts de développement des graphiques initiaux doivent être comptabilisés comme les logiciels auxquels ils se rapportent.
Le traitement fiscal sera identique à celui des logiciels correspondants, c'est-à-dire que l'entreprise peut opter pour la déduction immédiate de dépenses, même si celles-ci ont été portées à l'actif (CGI art. 236-I ; voir ci-dessus).
Phase de développement : production du contenu du site
Les coûts de production du contenu
Le contenu vise les renseignements inclus sur le site, de nature textuelle ou graphique, à l'exclusion des graphiques spécifiques décrits ci-dessus : par exemple, articles, photos de produits, cartes, citations et tableaux. Il peut se trouver dans des bases de données séparées.
Il s'agit notamment des frais induits par la préparation, l'alimentation et la mise à jour du site, et l'expédition du contenu du site.
Comptabilisation et régime fiscal
Ces coûts peuvent être inscrits à l'actif en tant qu'immobilisations incorporelles s'ils satisfont aux conditions d'inscription précisées dans l'encadré ci-avant. Fiscalement, ils peuvent, comme les coûts de la phase de développement, être immédiatement déduits (voir ci-dessus).
Exploitation du site après son achèvement
Dépenses courantes
-> Dépenses concernées. La phase d'exploitation du site donne lieu notamment aux opérations suivantes :
formation des salariés participant à l'entretien du site ;
enregistrement du site auprès des moteurs de recherche ;
tâches administratives ;
mise à jour des graphiques du site ;
sauvegardes régulières ;
création de nouveaux liens ;
vérification que les liens fonctionnent normalement et mise à jour des liens existants ;
révisions de routine de la sécurité du site ;
analyse de l'utilisation ;
engagement de la redevance annuelle d'utilisation du nom de domaine.
-> Charges au plan comptable et fiscal. Il s'agit de charges du point de vue comptable (si ces opérations débouchent sur l'adjonction au site de nouvelles fonctions ou caractéristiques, voir ci-après).
Il en est de même fiscalement : étant assimilables à des frais de maintenance ou d'actualisation (y compris la formation au personnel), sauf ceux engagés pour faire répertorier le site sur des sites annuaires ou des moteurs de recherche qui s'apparentent à des dépenses de publicité, les dépenses listées ci-dessus sont déductibles de l'exercice de leur engagement.
Rappelons que les frais d'accès au réseau ou d'hébergement sont, comme les abonnements téléphoniques, des charges à rattacher à l'exercice qui a bénéficié de ces prestations.
Nouvelles fonctionnalités ajoutées au site après son achèvement
Après la mise en exploitation de son site, l'entreprise peut être amenée à lui ajouter de nouvelles fonctions ou caractéristiques.
Les dépenses correspondantes peuvent être inscrites à l'actif si les adjonctions sont susceptibles de constituer un élément d'actif séparé et si les conditions suivantes sont réunies :
il est probable que ces dépenses permettront au site de générer des avantages économiques futurs au-delà du niveau de performance défini avant leur engagement;
elles peuvent être évaluées et attribuées à l'actif de façon fiable.
Si le choix d'activer est retenu, l'élément ainsi inscrit à l'actif sera amorti sur sa durée probable d'utilisation et il suivra le régime fiscal exposé ci-dessus.
Règles comptables
Règles fiscales
Dépenses de création de sites internet
Distinction entre sites passifs et sites actifs qui seuls sont susceptibles d’être activés
Mêmes régime que les dépenses de conception de logiciels, quelle que soit la nature des sites créés, sauf dépenses de création d’un nom de domaine
Dépenses de création de sites de commerce électronique :
Phase de recherche préalable
Charges
Charges déductibles
Phase de développement
Coût de production de l’actif incorporel (si conditions réunies)
Option possible de déduction immédiate par le biais de l’amortissement dérogatoire
Phase d’exploitation
Charges
Immobilisation si nouvelles fonctionnalités ajoutées
Charges déductible
En cas d’immobilisation, possibilité de déduction immédiate
Dépenses de création de sites-vitrines ou publicitaires
Charges
Charges déductibles
Dépenses d’acquisition de sites
Immobilisation incorporelle, selon règles habituelles d’activation, sinon charges
Option possible de pratiquer un amortissement exceptionnel sur 12 mois.
Si valeur unitaire inférieure à 500€, charge déductible
Dépenses d’accès au réseau et d’hébergement
Contrats de prestations de services continues : charges à rattacher à l’exercice au cours duquel la prestation est rendue
Dépense de création et d’acquisition d’un nom de domaine
Coût d’acquisition ou, en cas de création, honoraires, frais internes ou externes de conception du nom. Frais de recherche d’antériorité, frais d’enregistrement.
Redevance annuelle
Actif incorporel (actif distinct de l’actif incorporel correspondant au site lui-même en cas d’acquisition d’un site « clés en main ») non amortissable, à l’exception des cas où il est prévu que l’usage du nom de domaine créé est limité dans le temps
Charges déductibles de l’exercice en cours à la date de leur engagement